Teamverantwortung mit einem Delegation Board
Ein Delegation Board ist ein visuelles Tool, das aufzeigt, welche Verantwortlichkeiten und Entscheidungen in ein Team (oder an einzelne Teammitglieder) in welcher Form delegiert sind.
Richtig eingesetzt hilft ein Delegation Board dabei, die Teamverantwortung zu stärken. Es verteilt Entscheidungsbefugnisse und Aufgaben klar und transparent. Teammitglieder erhalten die Chance sich selbst zu entwickeln, als Team noch besser zusammenzuwachsen und eine Kultur der Eigenverantwortung zu leben.
Die Delegationsgrade
Während einige unter Delegation oft konfus das Abgeben von Aufgaben verstehen und dabei wenig differenzieren, in welchem tatsächlichen Ausmaß diese Übergabe erfolgt, braucht ein Delegation Board eine klare Differenzierung unterschiedlicher Delegationsgrade.
In der Praxis helfen die 7 Delegationsgrade von Jurgen Appelo. Sie differenzieren unterschiedliche Arten der Delegation und Entscheidungsfindung. In ihrer Grundform sind sie “eindimensional” formuliert, d.h. sie schauen auf das Verhältnis von Führungskraft zu Mitarbeitenden.
In der Realität kann es möglich sein, dass diese eindimensionale Formulierung nicht ausreichend ist. Hierzu später mehr.
Die 7 Delegationsgrade von Jurgen Appelo lauten im Detail:
Mitteilen: Ich entscheide und weise an.
Begründen: Ich entscheide, aber versuche euch zu überzeugen.
Erkundigen: Ich hole Meinungen ein und entscheide dann selbst.
Einigen: Wir entscheiden gemeinsam.
Empfehlen: Ich gebe einen Rat, aber lasse andere entscheiden.
Informieren: Andere entscheiden, ich werde informiert.
Delegieren: Ich delegiere vollständig und muss nicht informiert werden.
Die Aufgaben
Wenn wir uns ein selbstorganisiertes Team vorstellen, stellt sich immer die Frage: Was ist Teil der Selbstorganisation und was nicht? Während die operativen Aufgaben in der Regel unstrittig sind und Teamverantwortung sowie Selbstorganisation für diese über Methoden-Frameworks wie Scrum oder Kanban hergestellt werden kann, ist dies bei Führungsaufgaben meist unklarer. Genau hier hilft ein Delegation Board. Denn neben den operativen Aufgaben gehören natürlich auch noch andere Aufgaben in und zu einem guten Team, z.B.
Organisation und Durchführung beliebiger Austauschformate
Organisation von Teambuilding-Maßnahmen oder passenden Coachings
Koordination der Urlaubsplanung und anderer Abwesenheiten
Neueinstellung neuer Teammitglieder
Durchführen von Feedbackgesprächen
Gehaltserhöhungen/-veränderungen
Auf den ersten Blick handelt es sich bei den meisten der oben genannten Aufgaben um klassische Aufgaben für eine Führungskraft. Doch: Auch sie können ganz oder teilweise in ein Team delegiert werden. Hierbei kommt es dann auf die jeweiligen Delegationsgrade zwischen Team und Führungskraft und innerhalb des Teams an.
Das Delegation Board
Damit das Delegation Board tatsächlich für Klarheit und Transparenz sorgt, braucht es mindestens drei Dinge:
klare Beschreibung der jeweiligen Aufgabe
ausdefinierter, ggf. angepasster Delegationsgrad
klare Zuständigkeit
Schauen wir uns ein konkretes Beispiel für ein Team-Delegation-Board an:
Dieses bzw. ein ähnliches Delegation-Board ist in einem Team-Workshop entstanden. Im Ergebnis sind von den vormals sieben Delegationsgraden insgesamt fünf geblieben. Diese wurden auf den hier dargestellten Fall angepasst.
Ein Delegationsgrad betrifft die Teamleitung und gilt aufgabenübergreifend: Alle hier genannten Aufgaben sind zur Entscheidung an das Team delegiert. Die Teamleitung kann in begründeten Fällen von einem Veto-Recht Gebrauch machen.
Die anderen vier Delegationsgrade wurden in ihrer Formulierung an die Bedürfnisse des Teams angepasst:
Die Delegationsgrade “Mitteilen” und “Erkundigen” sind identisch geblieben. Der Delegationsgrad “Einigen” wurde erweitert und heißt nun: “Ich initiiere, die Entscheidung treffen wir dann gemeinsam”. Und der Delegationsgrad “Empfehlen” wurde konkretisiert und lautet nun: “Ich gebe einen Rat. Die jeweils betroffenen Personen entscheiden selbst.” Die Anpassung bzw. Konkretisierung der Delegationsgrade ist für die jeweiligen Personen wichtig – nur so können sie zu jedem Zeitpunkt wissen, welche Verantwortung sie für das Thema tatsächlich tragen.
Schauen wir uns z.B. das Thema “Gehaltserhöhungen/-veränderungen” an, so hat Jens namentlich die Verantwortung für das Thema. Anhand des Delegationsgrad ist allerdings zu erkennen: Er entscheidet nicht über das Gehalt für seine Teammitglieder. Stattdessen lautet seine Aufgabe, die notwendigen Informationen parat zu haben, um anderen einen Rat geben zu können, damit diese eine informierte Entscheidung treffen können.
Ähnlich verhält es sich mit der Aufgabe von Agathe “Neue Themenbereiche im Team zuordnen”. Agathe entscheidet nicht darüber, welche Personen sich in Zukunft um neue Themenbereiche kümmern sollen. Sie sorgt dafür, dass das Team eine gemeinsame Entscheidung trifft.
Im Gegensatz dazu entscheidet Mario bei der Aufgabe “Feedbackgespräche” für das gesamte Team darüber, in welchem Rhythmus diese durchgeführt werden sollen und wer an den Gesprächen teilnimmt. Vor seiner Entscheidung holt er sich lediglich die Meinungen seines Teams ein, um eine gute Entscheidung für alle treffen zu können.
Noch eindeutiger wird es bei der Aufgabe “Team-Building Maßnahmen + Coachings organisieren”. Das Team hat gemeinschaftlich entschieden, dass Inga hier volle Entscheidungsbefugnis hat. Sie soll ihre Entscheidung lediglich begründen, damit die anderen sie nachvollziehen können.
Anhand der Visualisierung und der angepassten Delegationsgrade wird sehr schnell klar: Teamverantwortung und auch Delegation in ein selbstorganisiertes Team ist viel mehr als “Das entscheidet ihr jetzt”. Auch in einem Team kann und sollte es detaillierte Delegationsgrade geben, damit allen Beteiligten klar ist, welche Entscheidungsbefugnis und auch Verantwortung an welchem Ort verankert ist.
Der Workshop
Ein solches Delegation Board entsteht am besten in einem gemeinsamen Team-Workshop. Der Ablauf eines Workshops kann z.B. wie folgt lauten:
In Kleingruppen mögliche Aufgaben aufschreiben (als Brainstorming, erstmal ist alles erlaubt).
Aufgaben am Board sammeln und gleiche ggf. direkt zusammenhängen.
Aufgaben filtern: Welche Aufgaben kann sich das Team zum aktuellen Zeitpunkt nicht vorstellen? Bei welchen Aufgaben ist die Führungskraft aktuell nicht bereit abzugeben?
Schritt für Schritt: Jede einzelne Aufgabe in ihrem Umfang schärfen und möglichen Delegationsgrad festlegen.
Zuständigkeiten festlegen bzw. Verantwortliche benennen.
Wichtig: Ein Delegation Board ist ein lebendes Objekt. Die Aufgaben, Delegationsgrade und Zuständigkeiten können sich im Laufe der Zeit wandeln. Deshalb ist es enorm wichtig, die erste Version nicht zu überfrachten. Der Fokus sollte auf Klarheit und dem Ausprobieren liegen. Steht die erste Version des Delegation Board, können Teamverantwortung und Selbstorganisation wachsen. Nach sechs bis acht Wochen kann das Erlernte reflektiert, das Delegation Board angepasst und erweitert werden.
Übrigens: In unserem Team-Workshop “Teamverantwortung mit dem Delegationboard” könnt ihr euch vertieft mit dem Delegationboard auseinandersetzen und euer eigenes Board entwickeln.