Ideen zum Ausprobieren
Die agile Transformation muss nicht mit dem großen Big Bang starten. Auch kleine, neue, regelmäßige Veränderungen können einen Unterschied machen. Denn: Die Haltung und Kultur von Unternehmen und Teams entsteht immer aus der Haltung und den Handlungen der Einzelnen. Ich habe an dieser Stelle ein paar kleine Ideen und Beispiele zusammengestellt, die nahezu jedes Team ein klein bisschen agiler machen können. Welche davon zu euch passen, müsst natürlich ihr entscheiden.
Meetings hinterfragen
Alle Regelmeetings des eigenen Kalenders mal zusammenschreiben, zu jedem Meeting folgende Fragen beantworten:
Was ist der Zweck des Meetings? Wozu treffen wir uns?
Erfüllen wir diesen Zweck regelmäßig?
Sind die richtigen Leute in diesem Meeting?
Wie viel Zeit nimmt das Meeting in Anspruch? Stimmt das “Kosten-Nutzen”-Verhältnis für mich persönlich?
Werden alle Fragen mit “Ja” beantwortet, bleibt das Meeting. Taucht in den Antworten ein “Nein” auf: am besten im Meeting mit allen Beteiligten besprechen. Die Hürde ist zu groß? Eine Person suchen, die auch an dem Meeting teilnimmt. Die eigene Wahrnehmung challengen, gemeinsam den nächsten Schritt planen.
Check-In und Check-Out einführen
Jedes Meeting mit einer Check-In Frage beginnen und mit einer kurzen Abschlussfrage beenden. In der Regel mit wenig Aufwand umzusetzen und doch wirkungsvoll.
Auslastung mit der Ampel
Ihr habt Schwierigkeiten mit Stress-Spitzen? Oder: Eine Person geht unter, die andere ist tiefenentspannt? Ein einfaches Ampel-Prinzip im Daily/Weekly kann helfen.
grün = alles super bei mir
gelb = geht noch, aber mehr darf es echt nicht werden
rot = Hilfe! Es ist zu viel für mich
Sendet jemand rot, braucht es natürlich eine Reaktion. Wenn nur drei Leute eine Kleinigkeit abnehmen oder nur eine Person mit auf die Todo-Liste schaut und mitentscheidet, was warten kann, kann dies wahre Wunder wirken.
Mit Dailys experimentieren
Ein Daily ist kein Daily, wenn es nicht täglich stattfindet — aber warum nicht mal für ein paar Wochen ausprobieren, was passiert, wenn ein Team sich (nahezu) täglich für max. 15 Minuten über den aktuellen Status von Themen strukturiert austauscht?
Einen konkreten Prozess hinterfragen
“Warum eigentlich senden wir diese eine E-Mail immer an alle?” Versucht einen konkreten Ablauf/Prozess zu nehmen und euch zu fragen: Warum machen wir das so? Soll das so bleiben?
Arbeit transparent machen
To do, Doing, Done ist die einfachste Spaltenverteilung in einem Board. Warum nicht eine einfache Variante aufsetzen und dort für einige Zeit gemeinsam die Teamaufgaben transparent und übersichtlich machen? Das geht sogar in Excel und im Zusammenhang mit Dailys ist es doppelt hilfreich.
Aufgaben ins Team verteilen
Warum muss der Teamlead die Teamrunde moderieren und ergreift als erstes das Wort? Wie wäre es stattdessen mit einer rotierenden Moderation: Alle sind mal dran (natürlich mit der Option einzelne Leute außen vor zu lassen).
Kalender-Blocking
Zu viele Termine, zu wenig Zeit? Gemeinsam meetingfreie Zeiten einlegen. Blockt euch Zeitfenster im Kalender. Bereits vorhandene Meetings lassen wir drin und nehmen natürlich teil, aber zumindest in ein paar Wochen sollten da ja keine neuen hinzugekommen sein. Selbstverständlich braucht es einen Zeitraum ohne Regelmeetings dafür.
Einfach mal grundlos anrufen
Ihr arbeitet viel remote und das Gespräch an der Kaffeemaschine fehlt? Wieso nicht mal ohne konkretes fachliches Anliegen anrufen? Das einzige Anliegen: Lass’ mal schnacken.
Remote-Teams müssen lernen und üben, dass auch dieser Austausch zur Arbeitszeit gehört.
Mutige Teamtage
Teamtage brauchen Vorbereitung und eine fixe Agenda? Warum nicht mal anders herangehen: Ein Teamtag wirklich fürs Team. Kein Klettergarten, keine Spiele, keine Agenda. Stattdessen: Morgens treffen, Themen sammeln und strukturiert durcharbeiten.
Mehr Kundenfokus bekommen?
Wie wäre es, wenn eine Person aus dem Team in einem Rollenspiel versucht, der/die Kund*in zu sein? Noch besser wäre es natürlich, echte Kund*innen dabei zu haben. Da das oft nicht geht: Ausprobieren, ob euch der eigene Perspektivwechsel hilft.
Mit Planungshorizonten spielen
Wenn eure Arbeit einigermaßen vorhersehbar ist: Setzt euch zusammen, überlegt gemeinsam, was die nächsten 14 Tage auf der Todo-Liste steht. Trefft euch nach 14 Tagen wieder und fragt: Haben wir das so geschafft?
Klare Zeiteinteilung!
Ihr arbeitet in einer Kombination aus Projektgeschäft und Daily Doing? Klare Zeiteinteilung kann helfen, z.B. jeden Tag von 09.00 - 12.00 Uhr machen wir alle Projektgeschäft. Ab 12 Uhr oder nach der Mittagspause ;) wechseln wir ins Daily Doing. Dringende Notfälle sind hier natürlich ausgenommen.
Fehler feiern
“Keine Angst vor Fehlern” sagt sich ja einfach, lebt sich aber manchmal gar nicht so leicht. Es braucht nur eine mutige Person, die einfach mal sagt/schreibt: “Okay, ich habe etwas zu feiern. Hier habe ich etwas verkehrt gemacht und folgendes habe ich dabei gelernt: (…) Wie großartig!”
Dailys optimieren
Anstatt nur die fachlichen Themen im Daily zu besprechen, kann es Wunder wirken, bewusst Zeit für “Wie geht’s uns denn eigentlich so?” einzuplanen.
Zu viele Themen, zu wenig Zeit?
Lean Coffee als Format einführen. Alle Themen kommen in eine “zu besprechen”-Spalte. Es folgt eine (Punkte-)Abstimmung. Die Themen werden nach Anzahl ihrer Punkte sortiert: die meisten Stimmen nach oben. Die Zeit beginnt: Ihr vereinbart die Länge einer Timebox. Üblich sind 5 oder 10 Minuten. Bevor ihr in das Thema einsteigt, wird die Uhr gestellt. Nun ist Zeit, das Thema zu besprechen. Piept die Uhr, gibt es nur eine Frage: Mehr Zeit oder nächstes Thema? Daumen hoch möchte an diesem Thema bleiben, Daumen runter sagt: es reicht, bitte das nächste.
Wichtig: Im Vorfeld müsst ihr klären, ob die Entscheidung über eine Mehrheit oder ein Veto getroffen wird.
Themen, die nicht drangekommen sind, werden in den nächsten Termin mitgenommen (oder, je nach Dringlichkeit wird ein gesonderter Termin vereinbart). Im nächsten Termin beginnt das Voting von vorn.