Vom Stillstand zur Agilität

Die Aussage: “Dieses regelmäßige Strategiemeeting ist irgendwie unproduktiv”, ließ mich aufhorchen. Nicht nur, weil wir gerade im gemeinsamen Einzelcoaching saßen, sondern auch, weil es nicht an der Art des Meetings, an den Teilnehmenden oder der eigentlichen Aufgabe lag, sondern an etwas anderem. Nämlich: “Wir kommen nicht vorwärts”.

Alle Beteiligten sind kompetent, arbeiten gut zusammen und dennoch scheint es, als würde man bei den zu bearbeitenden Themen nicht vorankommen. Die Aufgaben sind groß und komplex, es gibt eine lange Liste von To-Dos, die alle wertvoll für die Organisation sind. Doch irgendwie bleibt das Gefühl, dass niemand so recht weiß, was genau zu tun ist. Stattdessen schiebt man die Aufgaben eher vor sich her, als sie wirklich zu bearbeiten.

Warum Agilität hier helfen kann

Agilität bedeutet, komplexe Aufgaben in handhabbare Häppchen herunterzubrechen. Ein hilfreicher Ansatz in dieser Situation besteht darin, die Gruppe im Strategiemeeting als agiles Team zu verstehen, das in Iterationen arbeitet. Eine Iteration startet und endet mit einem Strategiemeeting, welches zu drei Dingen wird: Planning, Review und Retrospektive.

Große Aufgaben in kleine Häppchen zerteilen

Anstatt große Aufgaben vor sich herzuschieben, müssen sie in kleine, machbare Häppchen zerteilt werden, die in eine Iteration passen. Wichtig dabei ist, diese Häppchen so zu gestalten, dass mit jeder Umsetzung tatsächlich etwas in der Organisation passiert. Wollen wir etwa die Zusammenarbeit zwischen zwei Bereichen verbessern, reicht es nicht aus, in der ersten Iteration mit den Bereichen Einzelgespräche zu führen. Das bringt keine Veränderung. Eine erste Iteration könnte vielmehr darin bestehen, zumindest zwei Menschen aus den beiden Bereichen an einen Tisch zu bringen und die Kommunikation miteinander zu starten. Das ist wahres agiles Vorgehen und funktioniert auch in der Organisationsentwicklung. Es verhindert ganz nebenbei, dass Menschen skeptisch werden und den Eindruck haben, Dinge würden im stillen Kämmerlein vorbereitet. Und ja: die einzelnen Schritte können manchmal sehr klein sein. Und nicht immer ist es leicht, sie zu definieren. Der Trick ist, das Vorgehen konsequent zu üben. Am Anfang nimmt man sich als Team vielleicht besser weniger Aufgaben vor, weil man bei den komplexen Gemengelagen nur wenige Ideen zum Herunterbrechen hat. Aber: Je häufiger ein Team das macht, desto einfacher wird es, diese konkreten Schritte zu erkennen und herauszuarbeiten. Und es steht ein echter PDCA-Zyklus: Plan, Do, Check, Act.

Eine Iteration dauert in der Regel zwei bis vier Wochen. Am Anfang steht das Planning: Welche Aufgaben sind wichtig und realistisch in dieser Zeit zu erledigen? Danach folgt die Umsetzung. Zum Ende der Iteration wird im Review überprüft, was erreicht wurde, und in der Retrospektive reflektiert das Team, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann.

Indem die Gruppe diese Methodik übernimmt, gewinnt sie Struktur und Fokus. Große, komplexe Themen werden in überschaubare, konkrete Schritte heruntergebrochen. Jeder weiß, was zu tun ist, und sieht Fortschritte. Das motiviert und schafft Klarheit. Und es schafft vor allem eines: echte Veränderung.

In der Organisations- und auch Teamentwicklung können wir selten vorhersehen, was eine Maßnahme tatsächlich bewirkt. Wir können annehmen, hoffen und glauben. Wie Menschen auf Maßnahmen reagieren, ist nicht vorhersehbar. Deshalb ist das Vorgehen in Iterationen auch so praktisch: Wir haben nach jeder Iteration die Chance, unsere Aufgaben neu auszurichten, anzupassen und zu verändern. Eine große Veränderung anzustreben und diese dann global umzusetzen, ohne zu wissen, was passieren wird, hemmt hofft die Handlungsfähigkeit. Kleine Schritte und Iterationen sind der Hebel, der den notwendigen Mut freisetzt. Statt Starre und Untätigkeit entstehen Motivation und echte Handlung.

Fazit

Wer sich in Großprojekten in endlosen Diskussionstheatern wiederfindet, tut gut daran, sich einmal als Alternative mit einem agilen Ansatz zu beschäftigen. Ein Ansatz, der große Aufgaben in kleine, machbare Häppchen zerlegt und mit Iterationen arbeitet, kann jedem Team zu Effektivität und Produktivität verhelfen. Es geht darum, kontinuierlich kleine aber spürbare Fortschritte zu machen, die in ihrer Summe große Veränderungen bewirken. So bleibt niemand im stillen Kämmerlein und die Organisation entwickelt sich Schritt für Schritt weiter.