Das Delegationsboard zur Teamentwicklung
Ein Delegationsboard ist ein effektives visuelles Werkzeug, das darlegt, wie Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse innerhalb eines Teams oder an einzelne Mitglieder verteilt sind.
Durch den gezielten Einsatz eines Delegationsboards kann die Eigenverantwortung im Team gestärkt werden. Es sorgt für eine klare und transparente Zuordnung von Entscheidungsmacht und Verantwortlichkeiten, wodurch Teammitglieder Gelegenheiten zur persönlichen Entwicklung erhalten und das Teamzusammengehörigkeitsgefühl sowie eine Kultur der Selbstständigkeit gefördert werden.
Die Ebenen der Delegation
Häufig wird unter Delegation die einfache Übertragung von Aufgaben verstanden, ohne dabei das tatsächliche Maß der Übertragung zu differenzieren. Ein Delegationsboard erfordert jedoch eine präzise Unterscheidung verschiedener Delegationsniveaus.
Diese Niveaus werden durch Jurgen Appelos sieben Delegationsgrade illustriert, die die Bandbreite an Delegation und Entscheidungsbefugnissen aufzeigen. Ursprünglich sind sie aus einer eindimensionalen Perspektive, also der Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden, konzipiert. Es kann jedoch sein, dass diese eindimensionale Betrachtungsweise für bestimmte Situationen nicht ausreicht. Die Delegationsgrade sollten als Inspiration betrachtet und individuell an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
Die sieben Delegationsgrade nach Jurgen Appelo im Überblick:
Mitteilen: Die Entscheidung liegt bei mir, und ich teile sie euch mit.
Begründen: Ich treffe die Entscheidung und bemühe mich, euch davon zu überzeugen.
Erkundigen: Ich sammle eure Meinungen, bevor ich eine Entscheidung treffe.
Einigen: Die Entscheidung wird gemeinsam getroffen.
Empfehlen: Ich gebe Empfehlungen, überlasse die Entscheidung aber anderen.
Informieren: Ich werde über Entscheidungen anderer informiert.
Delegieren: Die Verantwortung wird vollständig übertragen, ohne dass ich informiert werden muss.
Die Zuordnung von Aufgaben
In einem selbstorganisierten Team stellt sich die Frage nach dem Umfang der Selbstorganisation. Neben offensichtlichen operativen Tätigkeiten, für die Teamverantwortung und Selbstorganisation durch Methoden wie Scrum oder Kanban klar definiert werden, ist die Zuweisung von Führungsaufgaben oft weniger eindeutig. An diesem Punkt bietet ein Delegationsboard wertvolle Unterstützung.
Zu den Aufgaben, die ein gutes Team ausmachen, zählen unter anderem:
Die Organisation und Durchführung verschiedener Austauschformate.
Die Koordination von Teambuilding-Maßnahmen oder passenden Coachings.
Die Planung von Urlaubszeiten und anderen Abwesenheiten.
Die Einstellung neuer Teammitglieder.
Die Durchführung von Feedbackgesprächen.
Die Entscheidung über Gehaltsanpassungen.
Viele dieser Aufgaben werden traditionell von einer Führungskraft übernommen, können aber ganz oder teilweise an das Team delegiert werden, abhängig von den spezifischen Delegationsgraden.
Funktion und Aufbau eines Delegationsboards
Für die Wirksamkeit eines Delegationsboards sind mindestens drei Komponenten essentiell:
Eine genaue Beschreibung der jeweiligen Aufgaben.
Ein definierter und gegebenenfalls angepasster Delegationsgrad.
Eine eindeutige Zuständigkeit.
Ein in der Praxis nutzbares Delegationsboard entsteht idealerweise in einem Team-Workshop. Dabei kann es vorkommen, dass von den ursprünglichen sieben Delegationsgraden einige angepasst werden, um den Bedürfnissen des Teams gerecht zu werden.
Ein solcher Workshop bildet den Rahmen für die Entwicklung eines Delegationsboards. Hier werden mögliche Aufgaben gesammelt, gefiltert und den entsprechenden Delegationsgraden zugeordnet. Zuständigkeiten werden klar definiert.
Im Ergebnis entsteht dann ein individuelles, klares Delegationboard. Die Zuordnung sollte natürlich in regelmäßigen Abständen reflektiert werden, sodass das Workshopergebnis auch in der Realität gelebt wird.
Übrigens: In unserem Team-Workshop “Teamverantwortung mit dem Delegationboard” könnt ihr euch vertieft mit dem Delegationboard auseinandersetzen und euer eigenes Board entwickeln.