Kleine Schritte, große Wirkung
Die Umstellung auf agile Vorgehensweisen muss nicht immer mit einem radikalen Umbruch beginnen. Auch kleine, regelmäßige Veränderungen können einen großen Unterschied machen. Schließlich entsteht die Unternehmenskultur aus der Haltung und den Handlungen der Einzelnen. Hier sind einige einfache Ideen und Beispiele, die jedes Team ein Stück agiler machen können. Welche davon zu euch passen, müsst ihr selbst entscheiden.
Meetings hinterfragen
Erstellt eine Liste aller regelmäßigen Meetings und beantwortet für jedes folgende Fragen:
- Was ist der Zweck des Meetings? Warum treffen wir uns?
- Erfüllen wir diesen Zweck regelmäßig?
- Sind die richtigen Leute dabei?
- Wie viel Zeit nimmt das Meeting in Anspruch? Ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis für mich persönlich angemessen?
Wenn alle Fragen mit "Ja" beantwortet werden, bleibt das Meeting bestehen. Bei einem "Nein" sollte das Meeting mit allen Beteiligten besprochen werden. Ist die Hürde zu groß? Sucht euch eine Person aus dem Meeting, um gemeinsam den nächsten Schritt zu planen.
Check-In und Check-Out einführen
Startet jedes Meeting mit einer Check-In-Frage und beendet es mit einer kurzen Abschlussfrage. Das ist leicht umzusetzen und dennoch sehr wirkungsvoll.
Auslastung mit der Ampel
Habt ihr Stressspitzen oder ungleich verteilte Arbeitslasten? Nutzt ein einfaches Ampel-Prinzip im Daily/Weekly:
- Grün = Alles super bei mir
- Gelb = Es geht noch, aber mehr darf es nicht werden
- Rot = Hilfe! Es ist zu viel für mich
Bei Rot ist eine Reaktion notwendig. Wenn nur drei Leute eine Kleinigkeit übernehmen oder eine Person mit auf die To-Do-Liste schaut und mitentscheidet, was warten kann, kann das wahre Wunder wirken.
Mit Dailys experimentieren
Ein Daily muss nicht unbedingt täglich stattfinden, aber warum nicht mal ausprobieren, was passiert, wenn sich das Team (fast) täglich für maximal 15 Minuten strukturiert über den aktuellen Status austauscht?
Einen konkreten Prozess hinterfragen
„Warum senden wir diese E-Mail immer an alle?“ Nehmt einen bestimmten Ablauf und fragt euch: Warum machen wir das so? Sollte das so bleiben?
Arbeit transparent machen
To Do, Doing, Done: Die einfachste Spaltenverteilung auf einem Board. Warum nicht eine einfache Variante aufsetzen und die Teamaufgaben für einige Zeit transparent und übersichtlich machen? Das geht sogar in Excel und ist in Kombination mit Dailys doppelt hilfreich.
Aufgaben ins Team verteilen
Warum muss der Teamlead immer moderieren und als erstes das Wort ergreifen? Wie wäre es stattdessen mit einer rotierenden Moderation? Jede*r ist mal dran (mit der Option, einzelne Leute außen vor zu lassen).
Kalender-Blocking
Zu viele Termine, zu wenig Zeit? Legt gemeinsam meetingfreie Zeiten fest. Blockt euch Zeitfenster im Kalender. Bereits vorhandene Meetings bleiben bestehen, aber es sollten zumindest in ein paar Wochen keine neuen hinzukommen.
Einfach mal grundlos anrufen
Ihr arbeitet viel remote und das Gespräch an der Kaffeemaschine fehlt? Ruft doch einfach mal ohne konkretes fachliches Anliegen an. Das einzige Anliegen: Lass’ uns mal plaudern.
Mutige Teamtage
Teamtage brauchen Vorbereitung und eine feste Agenda? Warum nicht mal anders: Ein Teamtag wirklich fürs Team. Kein Klettergarten, keine Spiele, keine Agenda. Stattdessen: Morgens treffen, Themen sammeln und strukturiert durcharbeiten.
Mehr Kundenfokus bekommen
Wie wäre es, wenn eine Person aus dem Team in einem Rollenspiel den/die Kund*in spielt? Noch besser wäre es natürlich, echte Kund*innen dabei zu haben. Da das oft nicht geht, versucht den Perspektivwechsel intern zu üben.
Mit Planungshorizonten spielen
Ist eure Arbeit einigermaßen vorhersehbar? Setzt euch zusammen, überlegt gemeinsam, was in den nächsten 14 Tagen ansteht. Trefft euch nach 14 Tagen wieder und fragt: Haben wir das so geschafft?
Klare Zeiteinteilung
Ihr arbeitet in einer Kombination aus Projektgeschäft und Daily Doing? Eine klare Zeiteinteilung kann helfen. Beispielsweise: Jeden Tag von 09:00 - 12:00 Uhr arbeiten wir am Projektgeschäft. Ab 12 Uhr oder nach der Mittagspause wechseln wir ins Daily Doing. Dringende Notfälle ausgenommen.
Fehler feiern
„Keine Angst vor Fehlern“ sagt sich leicht, ist aber manchmal schwer zu leben. Es braucht nur eine mutige Person, die sagt: „Ich habe einen Fehler gemacht und das habe ich dabei gelernt.“ Das kann Wunder wirken!
Dailys optimieren
Neben den fachlichen Themen im Daily bewusst Zeit einplanen für die Frage: „Wie geht’s uns eigentlich?“
Zu viele Themen, zu wenig Zeit?
Lean Coffee als Format einführen. Alle Themen kommen in eine „zu besprechen“-Spalte. Es folgt eine (Punkte-)Abstimmung. Die Themen werden nach Anzahl der Punkte sortiert und dann in festgelegten Timeboxes besprochen. Themen, die nicht dran kamen, werden in den nächsten Termin mitgenommen oder es wird ein gesonderter Termin vereinbart.
Durch solche kleinen, regelmäßigen Veränderungen kann euer Team agiler und effizienter werden, weil es nicht immer der ganz große Wandel sein muss — auch kleine Schritte können eine große Wirkung entfalten.