Tipps & Tricks zur Workshop-Vorbereitung
So ein weißes Blatt Flipchart-Papier kann durchaus einschüchternd sein. Manchmal fällt es mir schwer damit anzufangen. Klar, das Deckblatt und zumindest die Überschrift “Agenda” sind schnell gemalt. Aber dann kommt die entscheidende Frage: Was soll im Workshop passieren? Was soll/will ich eigentlich genau vorbereiten?
Bei Workshops, die länger als ungefähr 2 Stunden sind und bei denen mir der Ablauf nicht sofort klar ist, setze ich mich in der Regel zuerst ans iPad. Ich skizziere das Deckblatt und sehe eine Seite für die Agenda vor — den Inhalt der Agenda lasse ich leer.
Anschließend führe ich mir noch mal das Ziel des Workshops vor Augen: Was möchte der*die Kund*in erreichen? Wozu machen wir diesen Workshop? Anhanddessen wähle ich einen Moderationsbaustein, der passt, und baue alles andere außenherum.
Ganz konkret skizziere ich dann auf einer beliebigen Seite zunächst den Baustein. Oft gibt es auch Standards: Eine Vorstellungs- und/oder Ankommensrunde, Beschlusskontrolle, Abschlussrunde. Ich fange mit den vermeintlich einfachen Sachen an und robbe mich so an den Ablauf heran.
Organisatorisch nutze ich für mich die Pomodoro-Taktik: Ich arbeite 25 Minuten fokussiert an dem Workshop (alles andere ist währenddessen aus: alle Chats, E-Mails, das Telefon) und gönne mir dann 15 Minuten “Pause”. In der Pause mache ich entweder Pause oder ich habe Zeit, alle Chats, E-Mails und das Telefon zu checken.
Zeitplanung: Rückwärts denken
Sobald ich einen groben Workshop-Ablauf habe, starte ich mit der Zeitplanung. Diese beginne ich hinten. Wenn wir um 17.00 Uhr fertig sein wollen, heißt das abhängig von der Personenanzahl, dass wir wohl spätestens um 16.40 Uhr mit der Abschlussrunde starten sollten. Wenn wir um 16.40 Uhr mit der Abschlussrunde starten wollen, sollten wir wohl spätestens um 16.00 Uhr die “WER macht WAS bis WANN” Liste füllen usw. usf. — dies zu Ende gedacht, lande ich irgendwann auf meinem Willkommens-Flipchart mit einer Uhrzeit. Ich versuche in Tagesworkshops mindestens 45 Minuten Puffer zu haben.
Startet der Workshop also um 09.00 Uhr, sollte dort bestenfalls 09.45 Uhr stehen — habe ich weniger Puffer gibt es zwei Optionen: Entweder plane ich um, nehme etwas heraus bzw. kürze irgendwo Zeiten, oder ich hoffe, dass ich auch mit weniger Puffer auskomme (klappt eher selten). Kleine Pausen und Mittagspausen habe ich übrigens in der Zeitplanung schon berücksichtigt. Meine 45 Minuten Puffer sind echter Puffer.
In meiner iPad-Skizze arbeite ich in der Regel mit unterschiedlichen Farben:
einfach schwarz: alles, was am Ende auf die Flipchart soll.
Extra-Farbe (rot): Zeitplanung
Extra-Farbe (grün): Regieanweisungen
Manchmal gibt es Dinge, die ich auf der Tonspur unbedingt mitteilen möchte, oder eben die Gruppenaufteilung, die ich mir vorher überlegt habe. Ich notiere sie in einer Extra-Farbe auf der Skizze. Denn: Die Skizze nehme ich zum Workshop mit.
Ist die Skizze fertig, stelle ich mich an die Flipchart und male. Dort kommen dann natürlich auch Farben und Post-its/Moderationskarten zum Einsatz. Dort schreibe ich dann auch die Agenda — denn wenn ich alle Flipcharts gemalt habe, kann ich diese sehr gut schreiben. Auf der Skizze spare ich sie mir.
Beim Flipchart-Malen hören ich tatsächlich meistens Podcasts, denn viel denken muss ich dabei nicht mehr. Das habe ich davor schon erledigt.
Im Workshop nutze ich die Skizze, um a) meine Zeitplanung im Blick zu haben und b) meine Regieanweisungen zu prüfen. Ich drucke mir die Skizze meistens auch aus. So kann ich Seiten mit einem dicken Stift abhaken (“das haben wir erledigt”) und wenn ich irgendwo mehr oder weniger Zeit benötigen sollte, kann ich sofort prüfen, welche Auswirkungen dies auf den restlichen Workshop hat.